Kundenrückgewinnung und Reaktivierung

So gewinnen Sie Kunden zurück, die seit 90 Tagen nicht gekauft haben

Veröffentlicht am July 19, 2026 von

Die Kurzfassung: Richten Sie einen automatisierten Win-back-Flow ein, der 90 Tage nach der letzten Bestellung eines Kunden auslöst, und lassen Sie ihn eine kleine Sequenz von Nachrichten abspielen, die den Kunden daran erinnert, wer Sie sind, ihm zeigt, was neu oder relevant ist, und ihm einen einfachen Grund zur Rückkehr gibt – bevor Sie überhaupt zum Rabatt greifen. Neunzig Tage sind für die meisten Shops ein sinnvoller Standard-Trigger, denn ein Kunde, der gekauft hat und dann drei Monate lang still wurde, ist meist abgedriftet, nicht endgültig weg. Sie haben immer noch seine E-Mail-Adresse, seine Bestellhistorie und sein Vertrauen. Genau darin liegt die ganze Chance.

Dieser Artikel ist der Überblick: wie der vollständige Flow aussieht, warum 90 Tage als Startlinie funktionieren und wie die Teile zusammenpassen. Die tiefergehenden Entscheidungen – genaues Timing, wie viele E-Mails, was der Text sagt – bekommen jeweils einen eigenen Leitfaden, der unterwegs verlinkt wird.

Warum 90-Tage-Kunden mehr wert sind als neuer Traffic

Sie haben bereits dafür bezahlt, diese Leute zu gewinnen. Der Anzeigenklick, der Erstkauf-Rabatt, die Kosten, ihr Vertrauen zu erarbeiten – diese Ausgabe ist erledigt. Ein inaktiver Kunde, der in Ihrer Liste sitzt, kostet Sie nichts, um ihn erneut zu erreichen, und er weiß bereits, dass Ihr Versand funktioniert und Ihr Produkt hält, was Sie versprochen haben.

Vergleichen Sie das mit einem kalten Besucher. Um einen einzigen neuen Verkauf zu erzielen, kämpfen Sie gegen steigende Anzeigenkosten, eine Landingpage, das Zögern eines Erstkäufers und einen Checkout voller Fremder. Einen früheren Kunden zurückzuholen umgeht das meiste davon. Die Nachricht landet im Postfach unter einem Namen, den er wiedererkennt.

Hier das stille Leck, das die meisten Shops übersehen: Sie behandeln die Kundenliste als Broadcast-Kanal für Aktionen und wundern sich dann, warum dieselben Leute aufhören zu öffnen. Niemand behält bei einzelnen Kunden die Uhr im Blick. Also wird ein Käufer an Tag 40 still, dann an Tag 70, dann an Tag 120 – und bis es jemand bemerkt, hat er dasselbe Produkt bei einem Wettbewerber gekauft, der ihm zuerst eine E-Mail geschickt hat.

Warum „einfach noch einen Newsletter senden” das nicht löst

Die übliche Reaktion auf nachlassende Wiederholungskäufe ist, die ganze Liste noch härter zu bombardieren. Mehr Kampagnen, mehr Betreffzeilen-Tricks, noch ein Rabatt für den ganzen Shop. Es fühlt sich an, als würde man etwas tun.

Bei inaktiven Kunden funktioniert das selten, aus zwei Gründen. Erstens trifft eine Massenkampagne Ihre aktivsten Käufer und Ihre Geister mit denselben Worten – die Nachricht ist also für alle generisch und auf niemanden zugeschnitten. Zweitens: Wenn Sie sich zur Rückgewinnung auf Rabatte stützen, trainieren Sie Ihre besten Kunden darauf, auf die nächste Aktion zu warten. Sie holen ein paar Bestellungen zurück und knabbern klammheimlich an Ihrer Marge bei allen.

Ein Win-back-Flow ist anders, weil er durch das Verhalten einer einzelnen Person ausgelöst wird – ihr letztes Bestelldatum –, nicht durch Ihren Aktionskalender. Die richtige Nachricht, an die richtige Person, in einem Moment, der tatsächlich etwas bedeutet.

Wo das Geld versickert: ein einfaches Beispiel (Illustrativ)

Nehmen wir an, Sie führen einen Shop mit 40.000 € Umsatz im Monat, einem durchschnittlichen Bestellwert von 55 € und rund 700 Bestellungen im Monat. Angenommen, 30 % Ihrer Kunden kommen nach dem Erstkauf nie wieder – eine für viele Shops normale bis eher schwache Spanne. (Illustrativ)

Wenn sich auch nur ein kleiner Teil dieser inaktiven Käufer reaktivieren ließe – sagen wir, Sie gewinnen 5 % einer inaktiven Liste von 2.000 Personen zu je 55 € zurück –, sind das 100 Bestellungen und rund 5.500 €, die Sie nicht eingesammelt haben, von Leuten, für deren Akquise Sie bereits bezahlt hatten. (Illustrativ) Machen Sie das jeden Monat, und es summiert sich. Nichts davon erforderte eine neue Anzeige.

Der Punkt sind nicht die genauen Zahlen. Der Punkt ist, dass das inaktive Segment ein Pool bereits bezahlter Nachfrage ist, den Sie derzeit verdampfen lassen.

Der praktische Flow, Schritt für Schritt

Bevor Sie irgendetwas bauen, einigen Sie sich darauf, was „inaktiv” für Ihren Shop bedeutet. Neunzig Tage sind der Standard, aber ein Kaffee-Abo und ein Möbelhaus haben sehr unterschiedliche Uhren. Klären Sie das zuerst – siehe wie man einen inaktiven Kunden für den eigenen Shop definiert und wann ein E-Commerce-Win-back-Flow starten sollte.

Dann der Flow selbst, der Reihe nach:

Der Trigger. Das letzte Bestelldatum des Kunden überschreitet 90 Tage ohne neuen Kauf. Das ist die Eintrittsbedingung. Alles Weitere richtet sich danach.
Segmentieren beim Eintritt. Ein Erstkäufer, der inaktiv wurde, und ein ehemaliger Großausgaben-Kunde, der inaktiv wurde, sind nicht dieselbe Person und sollten nicht dieselbe E-Mail bekommen. Trennen Sie zumindest die wertvollen Kunden vom Rest. Mehr dazu in Win-back-Flows nach Kundenwert segmentieren.
E-Mail 1 – die Erinnerung, ohne Rabatt. Warm, menschlich, „wir haben bemerkt, dass Sie länger nicht da waren”, ein Anstoß hin zu dem, was ihm gefallen hat oder was neu ist. Noch keine Preissenkung. Der genaue Wortlaut spielt eine große Rolle, deshalb hat er einen eigenen Leitfaden: was die erste Win-back-E-Mail sagen sollte.
E-Mail 2 – Wert und Relevanz. Ein paar Tage später. Zeigen Sie Neuheiten, wieder verfügbare Artikel oder Produkte, die zu dem passen, was der Kunde bereits gekauft hat. Weiterhin mit Nützlichkeit im Vordergrund, nicht mit Dringlichkeit.
E-Mail 3 – der Grund, jetzt zu handeln. Hier kann ein Anreiz auftauchen, falls die ersten beiden nicht gezündet haben – und nur, wenn die Rechnung für Sie aufgeht. Ob und wann Sie rabattieren, ist eine eigene Entscheidung.
Ausstiegs- und Stoppbedingungen. In dem Moment, in dem jemand kauft, verlässt er den Flow sofort. Einem, der gerade ausgecheckt hat, ein „wir vermissen Sie” zu schicken, ist der schnellste Weg, kaputt zu wirken. Richten Sie das sorgfältig ein mit wie man Win-back-Nachrichten nach einem neuen Kauf stoppt.

Wie viele Nachrichten insgesamt und in welchen Abständen, ist eine echte Frage mit echten Zielkonflikten – behandelt in wie viele Win-back-E-Mails Sie senden sollten.

Was genau automatisiert wird

Richten Sie nicht einfach „eine Win-back-Automation” ein. Buchstabieren Sie jeden Teil aus:

Trigger: 90 Tage seit der letzten Bestellung, kein Kauf seitdem.
Segment: mindestens wertvoll vs. Standard; idealerweise auch Erstkäufer separat abtrennen.
Timing: Nachricht 1 beim Eintritt, dann im Abstand von einigen Tagen – nicht am selben Tag, nicht wochenweit auseinander.
Kanal: E-Mail als Rückgrat. Wenn Sie Telefonnummern und Einwilligung haben, kann eine einzelne gut getimte SMS den letzten Anstoß tragen.
Inhalt: Erinnerung → Relevanz → Grund zu handeln. Wert vor Rabatt.
Ziel: eine erneute Bestellung. Nicht Öffnungen, nicht Klicks – Bestellungen und Umsatz pro Empfänger.

Wie Sie messen, ob es funktioniert

Verfolgen Sie eine kleine Auswahl an Zahlen, kein Dashboard voller Vanity-Metriken:

Reaktivierungsrate – von den Kunden, die den Flow betreten haben, wie viele gekauft haben.
Umsatz pro Empfänger – zurückgewonnener Gesamtumsatz geteilt durch die Zahl der Eingetretenen. Das sagt Ihnen, was der Flow pro Kopf wert ist.
Zeit bis zur Reaktivierung – haben sie schon bei E-Mail 1 gekauft, oder brauchte es den Anreiz?
Marge auf zurückgewonnene Bestellungen – besonders, wenn Sie rabattieren. Ein „zurückgewonnener” Verkauf, der Geld verliert, ist kein Gewinn.

Achten Sie auf eine häufige Falle: einen Flow mit gesunden Öffnungen und Klicks, aber fast keinen Bestellungen. Das ist ein Inhalts- oder Angebotsproblem, kein Zustellungsproblem – warum Ihr Win-back-Flow Öffnungen, aber keine Bestellungen bekommt geht dem nach. Und zählen Sie den Umsatz ehrlich; ein Teil dieser Leute wäre ohnehin zurückgekommen, lesen Sie also Win-back-Umsatz richtig messen, bevor Sie die ganze Zahl für sich beanspruchen.

Wo Omnisend ins Spiel kommt

Alles oben Genannte funktioniert in jeder anständigen E-Mail-Plattform. Ich nenne eine bestimmte, weil das manuelle Bauen – das Nachverfolgen des letzten Bestelldatums jedes Kunden, das Hinein- und Herausbewegen aus einem Flow in dem Moment, in dem er kauft – genau die Art Aufgabe ist, die ein spezialisiertes Tool leise im Hintergrund erledigt.

Ich habe Klaviyo und Omnisend über meine eigenen Shops hinweg getestet und mich für Omnisend entschieden, vor allem wegen der Geschwindigkeit, mit der ich Flows ohne Spezialisten selbst verwalten konnte, der Kombination aus E-Mail und SMS in einer Automation und einer Preisgestaltung, die bei meinem Volumen Sinn ergab. Für ein 90-Tage-Win-back sind die nützlichen Teile der Customer-Lifecycle-Trigger (Tage seit letzter Bestellung), die Segmentierung nach Ausgaben oder Bestellanzahl, die Produktempfehlungsblöcke und eine kaufbasierte Ausstiegsbedingung, damit Käufer automatisch herausfallen.

Ehrliche Grenzen: Automation rettet kein schwaches Angebot und keine Liste voller veralteter, nie geöffneter Adressen. Wenn Ihre Zustellbarkeit wackelig ist oder das Produkt beim ersten Mal nicht geliebt wurde, richtet kein Flow das. Und Omnisend ist für Shopimation eine Affiliate-Beziehung – ich empfehle es, weil ich es nutze und es sich in meinen Shops verdient macht, nicht umgekehrt. Probieren Sie den kostenlosen Tarif an Ihrer eigenen Liste aus, bevor Sie sich festlegen.

Ihr nächster Schritt

Ziehen Sie heute eine Zahl: wie viele Kunden zuletzt vor 90 bis 180 Tagen bestellt haben. Das ist Ihr inaktiver Pool und Ihr Umsatz, der auf dem Tisch liegt. Sobald Sie die Größe sehen, entscheiden Sie Ihren genauen Trigger mit wann ein E-Commerce-Win-back-Flow starten sollte und bauen Sie dann Nachricht eins.

Ponovno pridobivanje in reaktivacija kupcev

Kako ponovno pridobiti kupce, ki niso kupili že 90 dni

Veröffentlicht am July 19, 2026 von

Na kratko: vzpostavite avtomatiziran tok reaktivacije, ki se sproži 90 dni po kupčevem zadnjem naročilu, in naj požene majhno zaporedje sporočil, ki jih spomni, kdo ste, jim pokaže, kaj je novega ali relevantnega, in jim da preprost razlog za vrnitev – še preden sploh sežete po popustu. Devetdeset dni je smiseln privzet sprožilec za večino trgovin, ker je kupec, ki je kupil in nato tri mesece molčal, običajno odplaval, ne pa dokončno odšel. Še vedno imate njegovo e-pošto, njegovo zgodovino naročil in njegovo zaupanje. To je vsa priložnost.

Ta članek je pregled: kako izgleda celoten tok, zakaj 90 dni deluje kot izhodišče in kako se deli sestavijo skupaj. Globlje odločitve – natančno časovno usklajevanje, koliko e-poštnih sporočil, kaj piše v besedilu – vsaka dobi svoj vodič, povezan sproti.

Zakaj so 90-dnevni kupci vredni več kot nov promet

Za te ljudi ste že plačali. Klik na oglas, popust za prvo naročilo, strošek za pridobitev njihovega zaupanja – ta izdatek je opravljen. Odpadli kupec, ki sedi na vašem seznamu, vas nič ne stane, da ga znova dosežete, in že ve, da je vaša dostava v redu in da vaš izdelek počne, kar ste obljubili.

Primerjajte to s hladnim obiskovalcem. Da opravite eno novo prodajo, se borite z naraščajočimi stroški oglaševanja, s pristajalno stranjo, z oklevanjem prvega kupca in z blagajno, polno neznancev. Vrnitev preteklega kupca preskoči večino tega. Sporočilo pristane v poštnem predalu od imena, ki ga prepoznajo.

Tu je tiho puščanje, ki ga večina trgovin spregleda: seznam kupcev obravnavajo kot oddajni kanal za promocije in se nato sprašujejo, zakaj isti ljudje nehajo odpirati. Nihče ne pazi na uro pri posameznih kupcih. Tako kupec utihne 40. dan, nato 70. dan, nato 120. dan – in preden kdo opazi, je isto stvar kupil pri konkurentu, ki mu je pisal prvi.

Zakaj »samo pošlji še eno novičko« tega ne reši

Običajna reakcija na upadajočo ponovno prodajo je še močnejše obstreljevanje celotnega seznama. Več kampanj, več trikov z zadevami, še ena razprodaja po celotni strani. Zdi se, kot da nekaj počnete.

Pri odpadlih kupcih to redko deluje, iz dveh razlogov. Prvič, množična kampanja zadene vaše najbolj dejavne kupce in vaše duhove z istimi besedami – zato je sporočilo splošno za vse in namerjeno na nikogar. Drugič, opiranje na popuste za pridobitev ljudi nazaj nauči vaše najboljše kupce, da čakajo na naslednjo razprodajo. Povrnete nekaj naročil in tiho odrežete svojo maržo na vseh.

Tok reaktivacije je drugačen, ker ga sproži vedenje ene osebe – datum njenega zadnjega naročila – in ne vaš promocijski koledar. Pravo sporočilo, pravi osebi, v trenutku, ki dejansko nekaj pomeni.

Kje pušča denar: preprost primer (ilustrativno)

Recimo, da vodite trgovino, ki mesečno ustvari 40.000 €, povprečna vrednost naročila je 55 €, in dobite približno 700 naročil na mesec. Predpostavimo, da se 30 % vaših kupcev nikoli ne vrne po prvem nakupu – običajno do slabo območje za veliko trgovin. (Ilustrativno)

Če bi bilo mogoče reaktivirati že majhen delež teh odpadlih kupcev – recimo, da pridobite nazaj 5 % z 2000 osebami dolgega seznama odpadlih po 55 € vsak –, je to 100 naročil in okoli 5500 €, ki jih niste pobirali, od ljudi, ki ste jih že plačali za pridobitev. (Ilustrativno) Naredite to vsak mesec in se sešteva. Nič od tega ni zahtevalo novega oglasa.

Bistvo niso natančne številke. Bistvo je, da je odpadli segment bazen že plačanega povpraševanja, ki ga trenutno puščate izhlapevati.

Praktičen tok, korak za korakom

Preden karkoli zgradite, se dogovorite, kaj »odpadel« pomeni za vašo trgovino. Devetdeset dni je privzeto, a naročnina na kavo in trgovina s pohištvom imata zelo različni uri. To najprej uredite – glejte kako opredeliti nedejavnega kupca za svojo trgovino in kdaj naj se začne tok reaktivacije v spletni trgovini.

Nato sam tok, po vrsti:

Sprožilec. Datum kupčevega zadnjega naročila prečka 90 dni brez novega nakupa. To je vstopni pogoj. Vse nadaljnje se ravna po njem.
Segmentirajte jih ob vstopu. Prvi kupec, ki je odpadel, in nekdanji veliki porabnik, ki je odpadel, nista ista oseba in ne bi smela dobiti iste e-pošte. Vsaj ločite kupce z visoko vrednostjo od vseh drugih. Več o tem v segmentiranju tokov reaktivacije po vrednosti kupca.
E-pošta 1 – opomnik, brez popusta. Toplo, človeško, »opazili smo, da vas ni bilo«, spodbuda k temu, kar so imeli radi ali kaj je novega. Zaenkrat še brez znižanja cene. Natančno besedilo šteje veliko, zato ima svoj vodič: kaj naj pove prvo e-poštno sporočilo za reaktivacijo.
E-pošta 2 – vrednost in relevantnost. Nekaj dni pozneje. Pokažite novosti, znova založene izdelke ali izdelke, ki se ujemajo s tem, kar so že kupili. Še vedno vodi koristnost, ne nujnost.
E-pošta 3 – razlog, da ukrepajo zdaj. Tu se lahko pojavi spodbuda, če prvi dve nista zaleti – in samo, če vam matematika izide. Ali in kdaj dati popust, je odločitev zase.
Pogoji izstopa in ustavitve. V trenutku, ko nekdo kupi, nemudoma zapusti tok. Poslati »pogrešamo vas« osebi, ki je pravkar opravila nakup, je najhitrejši način, da izgledate pokvarjeni. To skrbno vzpostavite s kako ustaviti sporočila reaktivacije po novem nakupu.

Koliko sporočil skupaj in kako narazen je resnično vprašanje z resničnimi kompromisi – obravnavano v koliko e-poštnih sporočil za reaktivacijo naj pošljete.

Kaj natanko avtomatizirati

Ne le »nastavite avtomatizacijo reaktivacije«. Razčlenite vsak del:

Sprožilec: 90 dni od zadnjega naročila, brez nakupa od takrat.
Segment: vsaj visoka vrednost proti standardni; idealno ločite tudi prve kupce.
Časovno usklajevanje: sporočilo 1 ob vstopu, nato razmaknjeno nekaj dni narazen – ne isti dan, ne več tednov narazen.
Kanal: e-pošta kot hrbtenica. Če imate telefonske številke in privolitev, lahko en dobro umeščen SMS ponese zadnjo spodbudo.
Vsebina: opomnik → relevantnost → razlog za ukrepanje. Vrednost pred popustom.
Cilj: ponovno naročilo. Ne odpiranja, ne kliki – naročila in prihodek na prejemnika.

Kako meriti, ali deluje

Sledite majhnemu naboru številk, ne nadzorni plošči, polni ničevih metrik:

Stopnja reaktivacije – od kupcev, ki so vstopili v tok, koliko jih je kupilo.
Prihodek na prejemnika – skupni povrnjeni prihodek, deljen s številom ljudi, ki so vstopili. To vam pove, koliko je tok vreden na glavo.
Čas do reaktivacije – so kupili že po e-pošti 1 ali je bila potrebna spodbuda?
Marža na povrnjenih naročilih – še posebej, če dajete popuste. »Povrnjena« prodaja, ki izgublja denar, ni zmaga.

Pazite na pogosto past: tok, ki dobi zdrava odpiranja in klike, a skoraj nobenega naročila. To je težava z vsebino ali ponudbo, ne z dostavo – zakaj vaš tok reaktivacije dobiva odpiranja, a nobenih naročil se v to poglobi. In prihodek štejte pošteno; nekateri od teh ljudi bi se tako ali tako vrnili, zato preberite pravilno merjenje prihodka iz reaktivacije, preden si pripišete celotno številko.

Kje se umešča Omnisend

Vse zgoraj deluje na vsaki spodobni e-poštni platformi. Omenjam določeno, ker je gradnja tega ročno – sledenje datumu zadnjega naročila vsakega kupca, premikanje ljudi v tok in iz njega v trenutku, ko kupijo – prav tista vrsta stvari, ki jo namensko orodje tiho ureja v ozadju.

Preizkusil sem Klaviyo in Omnisend v svojih trgovinah in izbral Omnisend, večinoma zaradi tega, kako hitro sem lahko sam upravljal tokove brez strokovnjaka, zaradi združene e-pošte in SMS-a v eni avtomatizaciji in zaradi cen, ki so se mi ob mojem obsegu izšle. Za 90-dnevno reaktivacijo so koristni deli sprožilec življenjskega cikla kupca (dni od zadnjega naročila), segmentacija po porabi ali številu naročil, bloki priporočil izdelkov in izstopni pogoj na podlagi nakupa, tako da kupci samodejno izpadejo.

Poštene omejitve: avtomatizacija ne reši šibke ponudbe ali seznama, polnega zastarelih naslovov, ki niso bili nikoli odprti. Če je vaša dostavljivost majava ali izdelek ni bil priljubljen že prvič, tega noben tok ne popravi. In Omnisend je za Shopimation partnerski odnos – priporočam ga, ker ga uporabljam in se izplača v mojih trgovinah, ne obratno. Preizkusite brezplačno različico na svojem seznamu, preden se zavežete.

Vaš naslednji korak

Danes izvlecite eno številko: koliko kupcev je zadnjič naročilo med 90 in 180 dnevi nazaj. To je vaš bazen odpadlih in vaš prihodek, ki leži na mizi. Ko vidite njegovo velikost, določite svoj natančni sprožilec s kdaj naj se začne tok reaktivacije v spletni trgovini, nato zgradite prvo sporočilo.

Win-Back and Reactivation

How to Bring Back Customers Who Have Not Purchased in 90 Days

Veröffentlicht am July 10, 2026 von

You bring back 90-day inactive customers with a short automated win-back series, not a one-off blast. Build a segment of everyone whose last order was 90 or more days ago, then trigger two to three emails over roughly two weeks. The first email reminds them what they bought and gives a reason to return that isn’t a discount. The second shows what’s new or what sells best. Only the third, if you use one, carries an incentive — and only if your margin can absorb it. Anyone who orders mid-sequence exits the flow immediately. Built once, this runs in the background and recovers orders you would otherwise have to buy again with ads.

That’s the short version. Below is why 90 days matters, what the silence costs you, and the exact flow to set up.

The customers you already paid for are going quiet

If your store does EUR 30,000 or 80,000 a month, you have hundreds or thousands of past buyers sitting in your order database. Every one of them cost you money to acquire — ad clicks, discount on the first order, shipping you maybe ate. Then most of them drift. Not angrily, not with a complaint. They just stop noticing you, because your only contact after delivery was a shipping confirmation and maybe a newsletter they skim.

You feel this as a treadmill: ad costs creep up every quarter, and when you pause campaigns, revenue drops within days. That drop is the tell. It means almost all of your revenue is bought fresh each month, and the customers you already own contribute close to nothing after their first order.

Why more ad spend doesn’t solve it

The reflex fix is to retarget lapsed buyers with Meta or Google ads. That can work, but you’re paying an auction price for attention you already own — these people gave you their email address and their money. Paying EUR 8–15 CPM to maybe reach someone whose inbox you can enter for fractions of a cent is an expensive habit.

The other reflex is a storewide discount blast. That reaches lapsed customers, sure, but it also gives 15% off to the loyal buyer who was checking out at full price this afternoon. Blanket promotions treat a targeting problem with a margin problem.

What 90 days of silence actually costs

Run one query in your store admin: how many customers have exactly one thing in common — no order in the last 90 days? In most stores I’ve looked at, it’s more than half the customer base.

Here’s an illustrative calculation (the numbers are invented to show the mechanics, not benchmarks): a store with 3,000 customers finds 1,650 of them inactive at 90+ days. Average order value is EUR 60. If a win-back flow reactivates even 3% of that segment, that’s about 49 orders, or roughly EUR 2,970. Buying those same 49 orders through ads at a EUR 25 cost per acquisition would cost EUR 1,225 — and the flow keeps running every quarter as new customers lapse into the segment. Your own numbers will differ; the point is that the segment is large and the alternative channel is expensive.

Build it in this order

Define “inactive” for your store. 90 days is a sane default if customers typically reorder within 30–60 days. If you sell furniture, 90 days is far too early. There’s a full method in how to define an inactive customer for your store.
Build the segment. Has ordered at least once, last order 90+ days ago, still subscribed to email. Keep it that simple at first.
Write email one — no discount. A short reminder that reads like a person wrote it. See what the first win-back email should say for the exact structure.
Add emails two and three with delays. Spacing and count matter less than most people think, but there is a sensible range — covered in how many win-back emails to send.
Set the exit condition. Any purchase removes the customer from the flow instantly. Nothing damages trust like a “come back, here’s 10%” email the day after someone ordered.

What you don’t need yet: SMS, predictive send-time AI, or separate branches per product category. Get the plain email version live first.

The exact automation, message by message

Trigger: customer enters the segment “last order date is more than 90 days ago, has at least 1 order, subscribed to email.”

Segment split: one-time buyers vs. repeat buyers. A one-time buyer needs reassurance they made a good first choice; a lapsed repeat buyer needs a nudge back into a habit. Same flow, slightly different copy.

Email 1 — day 0. Channel: email. Content: reference their last purchase (“Your is probably running low” or “It’s been a while since your last order”), one reason to return — a new arrival, a restock, a bestseller — and a single link. Goal: a click back to the store.
Email 2 — day 5. Channel: email. Content: proof. Your three current bestsellers with a short line of social proof each, or reviews of the product they bought. Goal: an order at full price.
Email 3 — day 12. Channel: email. Content: the incentive, if you use one — free shipping or a modest discount, with a real expiry date. Goal: convert the price-sensitive remainder.

Exit condition: placed order → leave flow. After the flow ends with no purchase and no clicks, don’t keep emailing weekly; mark the contact for a later sunset decision instead.

A worked example

Take a skincare store where customers typically repurchase moisturizer every 60 days (all numbers here are illustrative). A customer bought a EUR 34 jar in March and it’s now late June — day 95. Email one lands: “Your Hydra Repair jar from March is probably empty.” Email two, five days later, shows the serum most moisturizer buyers add as a second product. Email three offers free shipping until Sunday. Whether she buys on message one or three, she exits immediately and re-enters the normal customer lifecycle. One customer, maybe EUR 34–60 recovered — multiplied across everyone who crosses day 90 this quarter, on autopilot.

Four numbers that tell you it’s working

Reactivation rate: the share of flow entrants who order within 30 days of entering.
Revenue per recipient: total flow revenue divided by people who entered — the cleanest single health metric.
Unsubscribe rate inside the flow: if it spikes on a specific email, that email’s tone or timing is off.
Discount share: what portion of recovered orders used the email-3 incentive. If it’s nearly all of them, your first two emails need work.

How you attribute this revenue matters more than it seems — measuring win-back revenue correctly covers the traps.

Setting it up in Omnisend

For years I dismissed email marketing as the spam folder’s natural habitat. Rising Meta costs on my own stores forced a second look, and after testing both Klaviyo and Omnisend I settled on Omnisend — mostly because I could build and adjust flows myself without a consultant.

The build maps directly: create a segment with “last order date is more than 90 days ago,” use it as the automation trigger, add the three emails with 5- and 7-day delays, and set the exit condition to “placed order.” Product recommendation blocks handle the bestseller email without manual curation.

Two honest caveats. Omnisend needs your store’s order data synced and clean, or the “last order” trigger misfires. And no flow rescues a weak product or a store people didn’t enjoy buying from — it amplifies what’s already there.

Do this one thing today

Open your store admin and count customers with no order in 90+ days. That single number — usually uncomfortably large — tells you what this flow is worth to your store, and it takes five minutes to pull.